Beasiswa Global Undergraduate Exchange Program (Global UGRAD in a glance)

In front of Jefferson Memorial

Well, its the time for me to spread word about one of the most prestigious and most esteemed exchange scholarships  in the world. Why? because this scholarship is not just “sending” the promising students to study in the US, but goes beyond that. We are trained to be a good leader, a role model, and to be beneficial for society by studying in the US, doing community service, internship, workshop, and a bunch of other outstanding activities during this program.

After we finish the programme, we are monitored of what we are doing and our engagements in our countries. All of a sudden, I got a new spirit to write this down after having an awesome workshop, Global UGRAD Workshop a few days ago in Washington DC. Honestly, I was going to write about this since long time ago, but yeah, the time told me to do so now 🙂

For this time, Im gonna write it in Bahasa Indonesia. Hopefully it can be a good example of how to apply for this scholarship, the sequences, the requirements, the benefits once accepted as the grantee, and a little bit “secret” in order to succeed  “overcoming” all the stages 🙂

1. Apa itu Global UGRAD?

Global Undergraduate Exchange Program atau lebih dikenal dengan singkatan Global UGRAD adalah sebuah beasiswa exchange prestisius bagi mahasiswa S1 ke Amerika Serikat. Global UGRAD bukan beasiswa kursus bahasa Inggris tapi lebih ke mendapatkan pengalaman untuk belajar di berbagai universitas2 terkemuka di Amerika Serikat selama satu atau dua semester (satu tahun akademik) plus English Intensive up to 3 months bagi beberapa grantees yang eligible.

Global UGRAD adalah program dari US Department of State sebagai sponsor utama dan dimanage oleh World Learning di Washington DC yang mengurus segala keperluan kita di Amerika dan yang memilih kita sebagai grantee. Sebelum terpilih ke Amerika, setiap applicant di manage oleh US embassy di negara masing-masing atau oleh Institusi yang mengatur beasiswa Fulbright di beberapa negara seperti di Indonesia yang di kelola oleh AMINEF (American-Indonesian Exchange Foundation).

with Ugraders from other countries during workshop in DC

Beasiswa ini bukan hanya untuk Indonesia saja tapi untuk 22 negara lainnya yang tersebar dari Asia Pasifik sampe Latin Amerika. World Learning mengelola Ugraders (sebutan penerima UGRAD) dari East Asia dan Pacific seperti Indonesia, Malaysia, Thailand, Cambodia, South Korea, China, Burma, etc. dan di atur oleh dua orang advisor.

WL juga mengelola Ugraders dari Western Hemisphere seperti Panama, Costa Rica, Chille, Nicaragua, Haiti, etc. dan di atur oleh dua orang advisor yang berbeda. Setiap negara mempunyai jumlah grantee yang berbeda2, dari 2 sampe 10 orang. Khusus Indonesia, setiap tahun dipilih 10 orang untuk terbang ke Amerika. Jadi, setiap tahunnya, jumlah penerima beasiswa ini melebihi 200 orang dan disebar keseluruh states di Amerika.

Selain itu, US Dept of State juga mempunyai beberapa program exchange yang berbeda seperti Eurasia and Central Asia Exchange Program (administrated by IREX), NESA UGRAD khusus untuk negara seperti India, Nepal, UAE (administrated by American Council), dan Global UGRAD Pakistan yang grantee nya setiap tahun berjumlah 200 orang hanya dari Pakistan saja (administrated by IREX). Meskipun berbeda nama, kita bisa sekampus dengan mereka, cuma sedikit berbeda tugas dan ketentuan.

2. Tujuan dari Beasiswa UGRAD

Tujuan dari beasiswa ini adalah untuk menjembatani hubungan antar negara2 target dengan Amerika Serikat melalui cultural dan academic exchange di berbagai kampus di Amerika. Beasiswa ini membantu emerging students dari berbagai negara untuk melatih sense of leadership melalui belajar dan berinteraksi dengan US culture and society. Beasiswa ini adalah non-degree namun tetap harus mengikuti segala ketentuan dari pihak host uni di Amerika seperti layanknya regular student.

Dikarenakan beasiswa ini lebih ke cultural ambassador, kita juga diwajibkan untuk mengikuti segala ketentuan yang telah ditetapkan oleh World Learning seperti belajar up to 12 credits setiap semesternya sesuai dengan jurusan kita, tinggal di dorm atau apartment bersama mahasiswa Amerika, wajib melaksanakan Community Service up to 10 hours setiap semesternya dan internship bagi Academic Year student (dua semester) di berbagai perusahaan atau institusi di Amerika selama satu semester.

Setiap grantee diwajibkan untuk melakukan monitoring skype setiap bulannya dengan advisor dari WL untuk mengetahui keadaan kita. Kita juga harus mengerjakan berbagai tugas seperti essay reflection setiap minggunya. Setiap grantee juga harus mengikuti workshop di Washington DC pada bulan December bagi yang mendapatkan Fall semester dan Maret bagi yang mendapatkan Spring semester serta satu tahun akademik. Intinya kita para grantee mendapat tugas double, baik dari kampus sebagai mahasiswa dan dari WL sebagai administrator kita.

Setelah lulus, kita menjadi Dept State Alumni bersama seluruh penerima beasiswa lainnya yang disponsori oleh US Dept of State.

3. Syarat mengikuti beasiswa Global UGRAD

a. Warga negara yang berpartisipasi dalam Beasiswa ini

b. Apply melalui US Embassy atau Fulbright Commission (AMINEF) di negara masing2. Mahasiswa terpilih pada dasarnya berdasarkan pada academic excellent, leadership potential, dan kesiapan untuk belajar di Amerika.

c. Tercatat sebagai mahasiswa universitas di Indonesia (public and private) dengan berbagai jurusan minimal sudah menyelesaikan satu tahun akademik (2 semester) dan tidak sedang menempuh tingkat akhir (semester 6 keatas)

d. Mempunyai nilai TOEFL minimal 500 atau IELTS 5.0 tidak lebih dari 2 tahun

e. Tidak atau hanya sedikit mempunyai pengalaman pergi ke Amerika

f. Setiap applicant harus memilih satu atau dua semester untuk belajar di Amerika

g. Setelah program usai, setiap applicant harus kembali ke negaranya masing2, tidak menetap di Amerika.

h. Dokumen lengkap harus dikirim ke AMINEF (American Indonesian Exchange Foundation) sebelum

1 November setiap tahunnya.

CIMB NIAGA Plaza, Lantai 3
Jl. Jend. Sudirman Kav. 25
Jakarta 12920
Telp. : 021-52961966; 52961977
Fax.: 52961962

E-mail: Indonesian Fulbright
infofulbright_ind@aminef.or.id

with Global UGRAD advisor

4. Apa saja manfaat dari beasiswa ini?

Kalau berbicara mengenai manfaat dari beasiswa ini tentu satu buku saja tidaklah mencukupi. Saya sebagai penerima beasiswa ini angkatan ke-4 (2011-2012) merasa inilah beasiswa exchange yang paling prestisius yang pernah saya dapat.

Ilmu, pengalaman, teman merupakan hal-hal yang sangat istimewa yang saya dapat dari program ini. Entahlah, saya selalu bersyukur bisa menjadi salah satu Ugraders, delegasi dari Indonesia. Baiklah, pasti tentunya penasaran mengenai hal2 yang diperoleh sebagai grantee beasiswa ini. Saya sebutkan beberapa hal pokok saja.

A. Belajar di Amerika selama satu atau dua semester plus English Intensive (kursus bahasa Inggris sebelum memulai kuliah) bagi beberapa grantee yang memungkinkan. Saya mendapatkan English Intensive selama 3 bulan dan satu tahun akademik di Humboldt State University, California.

Dari 10 orang grantee dari Indonesia, saya berangkat duluan (pertengahan Mei 2011) untuk mengikuti kursus ini pas Summer. Bagi saya, Summer English Classes merupakan pengalaman yang paling menyenangkan selama saya belajar di Amerika. Bagi yang penasaran akan ceritanya, bisa di baca di blog ini. Tapi tidak semua grantee bisa mendapatkan English Intensive.

Saya sendiri kurang mengetahui detailnya seperti apa, namun saya menyimpulkan mengapa saya menerima kursus bahasa Inggris dulu sebelum kuliah, mungkin karena nilai TOEFL iBT saya tidak terlalu mencukupi untuk masuk univ2 di Amerika. Waktu itu memang score iBT saya yang paling rendah dari dari 15 orang yang lolos ke tahap TOEFL iBT.

Lalu kenapa saya bisa keterima meskipun nilai iBT saya  rendah? God knows, mungkin ada beberapa hal lain yang membuat pihak di US sana (World Learning) memilih saya sebagai salah satu penerima dari 10 orang yang berangkat. Nilai Toefl memang bukanlah satu-satunya kriteria penilaian.

B. Tinggal di dorm atau apartemen bersama mahasiswa Amerika dan tidak perlu membayar segala biaya. Semua biaya dari tuition fee, housing+dining sudah dibayar oleh WL. Selama mengikuti beasiswa ini saya tidak keluar uang sama sekali kecuali untuk Medical Checkup dan membuat paspor ketika dinyatakan diterima. Segala biaya dalam proses beasiswa ini di tanggung oleh WL dan AMINEF. Intinya beasiswa ini free free free 100%.

C. Mendapat “gaji” bulanan (stipend) sebesar $300/ perbulan dan bisa lebih untuk bulan pertama (settlement allowance). Memang jumlah uang segitu tidaklah cukup untuk biaya hidup di Amerika. Tapi mengingat segala biaya pokok sudah ditanggung, uang segitu sudah sangat mencukupi untuk biaya laundry atau jajan pizza dan pulsa 😀

in front of the White House

D. Mendapatkan uang buku (book allowance) sebesar $350/ semester dan bisa lebih kalau harga buku2 kita melebihi jumlah itu. Tinggal email WL, maka reimbursement sudah masuk kerekening kita. Selain itu ada juga Cultural Allowance sebesar $250/ semester yang bisa kita gunakan untuk traveling keliling US. Tapi ingat, kita harus di foto dengan membawa “UGRAD Post” di depan hal-hal yang berbau American Culture seperti Museum, etc etc.

Kalau teman2 jeli dan hemat, uang buku sebesar $350 bisa masuk semuanya ke uang saku kita. Caranya belilah buku2 used yang jauh lebih murah secara online jangan beli di Book Store Campus. Ingat loh, harga buku di Amerika sangatlah mahal, satu buku ada yang seharga $300 lebih.

Pilihlah kelas2 yang tidak terlalu menuntut untuk membeli buku banyak dan mahal. Deketi juga kakak2 kelas yang kelasnya sesuai jurusan kita, lalu mintalah bukunya dengan gratis. Setiap semester, saya paling habis membeli buku $100 bahkan kurang, lumayan kan $250 masuk kantong kita karena kita tak perlu mengembalikan uang itu ke WL.

Setiap liburan yang menuntut dining hall tutup seperti  fall break, winter break atau spring break, kita mendapat uang lebih sesuai hari libur ($15/ hari). contohnya nih winter break yang mencapai 3 minggu lebih, kita bisa mendapat $800. Lumayan kan. Kalau temen2 pinter berhemat, pulang bisa membawa uang banyak. Tapi sayang saya ini hobi belanja online di Amazon atau Ebay. Jadinya saya pulang takkan membawa apa2 haha..

E. Tiket pesawat pulang pergi sudah di tanggung. Kita berangkat ke US sendiri loh karena setiap grantee akan mendapat univ yang berbeda dengan waktu keberangkatan yang berbeda pula 🙂

F. Mendapatkan travel allowance sebelum pergi ke US. Bisa disimpan untuk keperluan di US, ga usah jajan selama perjalanan hehe

G. Mengikuti workshop di DC bersama seluruh Ugraders selama 4 hari dengan berbagai acara2 keren dan menginap di hotel mewah (Hilton). Tiket pesawat ke DC sudah di tanggung.

5. Proses Beasiswa Global UGRAD

Proses beasiswa ini selama satu semester (6 bulan) bahkan satu tahun bagi yang berangkat Spring Semester. Tentu prosesnya berbeda2 dalam setiap negara. Khusus Indonesia. Seperti inilah prosesnya.

A. Mengisi form application yang bisa di download di AMINEF – Global UGRAD 2014 secara hati-hati dan teliti. Memang sedikit terasa ribet karena banyak hal yang perlu di isi. Tapi tenang, susah bukan berarti tak mungkin kan. Dulu pun saya merasa sedikit ribet dalam mengisi formnya karena ada beberapa hal yang tak saya mengerti. Bagi teman2 yang mau apply tahun ini dan ada beberapa hal yang tidak dimengerti, silahkan kontak saya baik melalui email maupun facebook. Dengan senang hati saya akan membantu.

B. Cara mengisi formnya harus dikomputer bukan tulis tangan, jadi usahakan isi dulu setelah didownload, kalo sudah selesai baru di print. Isi bagian essay (personal statement) dengan hati-hati dan penuh perasaan. Bagi saya, essay ini adalah hal paling essential dalam beasiswa ini. Jawablah setiap pertanyaan secara berurutan sesuai dengan yang tertulis pada aplikasi. Kemudian setelah itu, baru kembangkan menjadi sebuah essay yang coherent. Tapi ingat, jangan melebihi 500 kata sesuai intruksi. Bagi yang perlu banyak informasi mengenai cara menulis essay UGRAD, silahkan kontak saya 🙂

UPDATED:

Di form UGRAD yang baru ada tambahan 2 essays, jadi essaynya sekarang ada 3. So its getting tougher, and you must write all of them in an brief-but-interesting way. Ada juga beberapa additional questions related to placement ke univ2 di US. Essay mesti di tulis dikertas terpisah. Setelah selesai baru disisipkan.

C. Mintalah 3 buah surat rekomendasi, dua dari pihak kampus satu dari guru atau kepala sekolah di SMA atau bisa dari siapa aja yang mengenal kawan2 dengan dekat (pemimpin kantor jika sudah bekerja) tapi usahakan 1 atau 2 dari kampus dan  1 dari guru SMA. Sebenarnya boleh sih ketiganya dari kampus namun lebih beragam tentunya lebih baik. Usahakan dari orang2 yang tahu temen2 secara pribadi dan mempunyai kedudukan yang sangat berpengaruh di kampus. Kalau suratnya dalam bahasa Indonesia, tolong dilampirkan versi Inggrisnya. Kalau sudah beres, masukan masing2 surat kedalam amplop secara terpisah. Lalu rapihkan. Setelah itu, sisipkan segala dokumen yang dibutuhkan seperti yang tertera di halaman akhir form. Jangan ada yang terlewat ya.

Bagi temen2 yang belum tahu, Toefl ITP dan iBT itu berbeda. ITP merupakan Institutional Toefl Test resmi dari ETS (lembaga pengelola TOEFL test) di Amerika sana yang bisa temen2 dapatkan dari beberapa instansi resmi di kota temen2. Skor berbasis 325-660 dengan sistem PBT (paper based test). Ada juga sistem CBT (computer based test) tapi dengar2 sistem ini sudah jarang. Harganya sekitar 350rb. Kalau iBT merupakan test Toefl terbaru berbasis internet dari ETS. Harganya pun sangat mahal sekitar $175 dengan skor 0-120.

Oh iya, kalau temen2 pernah mengikuti “toefl like test” atau “toefl preparation,” itu bukan toefl ITP. “Toelf like test” cuma toelf test yang didesain oleh kampus temen2 agar temen2 familiar dengan soal2 toefl, jadi tidak boleh disertakan. Kalo temen2 sudah pernah mengikuti tes-tes semacan TOEIC dan lainnya, boleh disertakan juga, tapi tetep TOEFL ITP atau IELTS adalah yang paling wajib.

With my fellow Ugraders from Indonesia

Banyak juga yang ditanyakan apakah kita harus punya paspor dulu sebelum apply UGRAD, jawabannya tidak juga. Paspor bisa dibuat pada saat kita dinyatakan diterima. Tapi kan pada halaman depan form kita harus attach foto ukuran paspor? Insert Photo teman-teman dengan ukuran 2×2 inches sebelum di print.

Persyaratannya kita harus menempelkan foto hasil foto copy bukan original (lemme know if its changed). Kalau temen2 sudah punya passport, boleh di foto copy bagian depannya terus di masukan ke dalam berkas juga. Kalau belum ada boleh pake fot copy KTP.

Kalau semua sudah beres, fotocopy seluruh aplikasi menjadi tiga karena kita diharuskan mengirim 3 rangkap form aplikasi. Perintah ini ada di halaman resmi Global UGRAD di website AMINEF. Silahkan di cek karena barangkali sudah berubah. Pisahkan dengan menggunakan clip jangan di staple ya 🙂 lalu masukan kedalam amplop besar berwarna cokelat. Setiap aplikasi harus memiliki seluruh dokumen yang sama.

SKHUN SMA tidak perlu di terjemahkan, cukup transcript saja yang harus ada versi Indonesia sama Inggris. Mintalah ke pihak kampus temen2 barangkali mereka provide transcript versi English, kalau tidak ya bisa di translate sendiri terus minta di legalisir pihak kampus. Nilainya tak perlu di rubah ke sistem nilai Amerika karena sistem penilaian GPA institusi di Amerika hampir sama dengan di Indonesia, menggunakan skala 0-4. Setelah semua beres dan yakin lengkap, baru deh dikirim ke Aminef melalui alamat di atas.

Jangan dikirim via email ya. Tapi ingat sebelum dikirim harus di check check check dan check terutama essay harus di edit edit edit dan edit. Menulis adalah sebuah proses dan tulisan yang sempurna dihasilkan dari beratus-ratus kali editing hehe.. Ingat loh essay ini essential jadi harus bener2 matang, clear, objective, dan brief hehe.. bagi yang mau konsul masalah essay, silahkan hubungi saya lagi ya, feel free to ask 🙂

D. Kirim sebelum tanggal 1 November ya. Kalau sudah dikirim tunggulah pengumuman selanjutnya. Biasanya pengumuman bagi yang masuk ke tahap interview adalah awal atau pertengahan bulan December. Jadi tunggulah dengan sabar, banyak2 berdoa. Memasuki bulan2 Desember, rajin2lah cek email karena pengumuman dikirim via email. Kalau temen2 berhasil masuk ketahap interview, maka bakal ada notifikasi selanjutnya mengenai kapan dan dimana interview bakal dilaksanakan.

Bagi yang tidak berhasil, jangan berkecil hati. Cobalah tahun depan dan tetap berusaha. Banyak jalan menuju Amerika. Interview dilaksanakan di kantor Aminef di Jakarta sekitar 2 minggu setelah pengumuman. Jangan khawatir, uang transport ditanggung, begitu pula bagi temen2 di luar pulau jawa, tiket pesawat dan hotel sudah ditanggung.

E. Setelah interview, tunggulah lagi ya pengumuna ketahap selanjutnya yaitu tahap TOEFL iBT. Biasanya pengumuman ketahap ini adalah dua minggu setelah interview. Kalau ada email yang memberitahu temen2 untuk mengikuti iBT, maka itu berarti temen2 berhasil masuk ke tahap selanjutnya.

Ye selamat!!

Toefl iBT dilaksanakan sekitar akhir Januari di Jakarta bagi temen2 diluar pulau Jawa yang belum ada akses ke iBT. Bagi yang ada, maka dilaksanakan di kota masing2. Sekali lagi transport dan hotel ditanggung bagi yang terbang ke Jakarta. Tapi kan iBT sangat mahal sekitar $175, uang dari mana? haha dulu juga saya bertanya begitu, tapi tenang itu sudah dibayar, kita cuma persiapkan diri saja practice dan practice iBT. Bagi saya toefl iBT itu sangat lah menantang. Ada yang bilang setiap tahun yang lolos ke interview 25 orang dan ke iBT bervariasi ada 15 atau mungkin juga 20 orang, tergantung AMINEF.

F. Setelah iBT, inilah tahap2 yang paling membosankan karena kita harus menunggu sekitar 2 bulan untuk final announcement. Pengumuman final bisanya sekitar awal April. Setelah iBT, segala berkas kita dikirim ke WL di Washington DC. Merekal lah yang membuat keputusan final. Baru hasilnya di beri tahu ke Aminef lalu diberitahu ke kita melalui email. Kalau ada email dari Aminef, itu artinya kita sedikit lagi bisa terbang ke Amerika. Kalau tidak berarti belum saatnya. Email ini cuma berisi kita lolos ke Amerika tapi belum diberi tahu mengenai dimana kita bakal belajar karena kita masih dalam proses admission ke univ2 di Amerika.

Disinilah saat2 paling hectic. Kita harus bikin paspor, medical check up, dan ini itu. Make sure kalau kita sehat ya, kalau tidak, maka beasiswa ini bisa melayang. Jadi walaupun kita sudah dinyatakan diterima sebagai grantee tapi hasil medcheck kita jelek, ada kemungkinan kita batal berangkat. So kesehatan itu sangatlah penting.

Kalau segalanya sudah beres, maka kita bakal menerima email untuk mengikuti PDO (pre-departure orientation) di Jakarta, Bali atau Lombok bersama para grantee fulbright dan program lainnya dari US Dept of State. Saat2 ini adalah saat2 yang paling menggembirakan bertemu dengan orang2 luar biasa. Oh iya, kita juga harus mengikuti wawancara visa kalau paspor sudah siap. Dan ini juga salah satu penentu kita bisa terbang atau tidak ke Amerika.

Kalau visa temen2 ditolak atau pending, maka ada kemungkinan kita tidak jadi berangkat. Meskipun beasiswa ini dari Pemerintah Amerika, namun dalam urusan visa kita tetap diberlakukan sama seperti aplikan yang lainnya. Dulu entah kenapa visa saya pending, untungnya cuma satu minggu. Mungkin karena nama belakang saya agak Islam.

Visa pending tidak diketahui waktu kapan bisa keluar, bisa 3 hari, 1 minggu, 1 bulan, bahkan 1 tahun atau tidak selamanya. But be positive ya. Ingatlah Allah selalu bersama kita, jangan berhenti berdoa. Segala sesuatu bisa berubah bahkan pada detik terakhir iya kan, jadi selalu siap untuk hal2 diluar dugaan kita.

Sebelum PDO biasanya pengumuman nama univ kita keluar. Pada saat ini kita juga kita disibukkan denga berbagai requirements lainnya dari setiap univ kita yang tentunya berbeda2. Ada yang minta dokumen tambahan dan lain2. Kita juga sudah mendapat setumpuk PR yang harus dikerjakan sebelum berangkat ke US. Bagi temen2 yang mendapat kursus bahasa inggris dulu, fall semester atau satu tahun akademik, maka sudah dipastikan akan berangkat sekitar Mei-Agustus. Kalau temen2 mendapat Spring semester, maka harus menunggu sedikit lama karena berangkat sekitar awal Januari tahun selanjutnya.

Diawal berbiacara masalah secret, lalu secretnya apa? secretnya, terletak di diri temen2 masing2. Berusaha dengan keras dibarengi doa yang pernah terputus. Insya Allah kalau sudah jalannya maka beasiswa ini pasti akan datang ke tangan temen2.

Seperti itulah sekilas mengenai beasiswa Global UGRAD. Semoga bermanfaat bagi temen2 semua ya. Pertanyaan, kritikan dan saran silahkan komen di bawah ini ya, or simply send me email or chat on facebook. I would love to help you guys.. 🙂

Saya berdoa bagi siapapun yang sudah membaca tulisan yang panjang ini dan berniat untuk apply dengan semangat berburu mimpi, semoga lolos dan menjadi the next grantees and welcome to UGRAD Family.

 – NEW UPDATE GLOBAL UGRAD STARTING 2015 –

UNTUK GLOBAL UGRAD INTAKE TAHUN 2015/ 2016 DEADLINE MENJADI 6 FEBRUARY 2015 BUKAN 1 NOVEMBER 2015 DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM ONLINE TIDAK LAGI MENGGUNAKAN HARD COPY. UNTUK GLOBAL UGRAD 2016/ 2017 BELUM ADA INFO!

Tulisan ini murni opini saya berdasar pengalaman yang saya alami dan rasakan selama apply beasiswa ini. So, bisa jadi masih sama bisa juga berbeda. Sumber yang tentunya lebih akurat untuk mengajukan pertanyaan adalah AMINEF. Meskipun begitu, saya tetep masih bisa menampung berbagai queries dari temen2 dan akan menjawabnya se brief, clear dan accurate mungkin 🙂

*******

March 19, 2012

HSU Library, Arcata, California